ECF 2025: quem precisa declarar e qual é o prazo de entrega?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é a próxima grande entrega da classe contábil após o fim da Escrituração Contábil Digital (ECD), que tem prazo final marcado para 30 de junho. Já a ECF deve ser entregue até 31 de julho.

A ECF é uma das principais entregas já que ela faz uma espécie de conferência com outras obrigações acessórias, validando e conferindo o que foi entregue até agora. 

Além de ser utilizada para demonstrar a apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), bem como a retenção desses tributos sofrida na fonte, a ECF acaba fazendo também o cruzamento e, consequentemente, uma conferência com as demais obrigações acessórias e informações enviadas na Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) ou na DCTFWeb, na Escrituração Contábil Digital (ECD), entre outras.

Assim, com o cruzamento das informações enviadas na ECF e nas outras obrigações acessórias, o Fisco verifica se não há nenhuma incongruência nos valores apresentados.

Quem deve entregar a ECF 2025?

Todas as pessoas jurídicas, as equiparadas, as isentas e imunes são obrigadas a preencher e entregar a ECF. Portanto, os seguintes regimes tributários precisam entregar:

• Lucro Arbitrado: utilizado pela Receita Federal quando a ECF da empresa é desclassificada em casos de fraude ou negligência com as demais obrigações acessórias, assim como quando a empresa escolhe indevidamente o Lucro Presumido.
• Lucro Presumido: apurado trimestralmente com alíquotas que incidem sobre as receitas a partir de um percentual para a margem de lucro, o Lucro Presumido tem uma fórmula mais simples. No entanto, como se trata de uma aproximação fiscal e não lucro contábil, se o lucro contábil for menor que o lucro fiscal, a empresa poderá pagar mais impostos nesse regime do que se adotasse outro.
• Lucro Real: quando os impostos são calculados a partir do Lucro Contábil da empresa (positivo ou negativo), mesmo havendo possíveis adições ou exclusões previstas nas leis fiscais para se chegar no lucro fiscal.
• As Pessoas Jurídicas Inativas, órgãos públicos, fundações públicas, autarquias e, como dito mais acima, as empresas optantes pelo regime Simples Nacional estão dispensadas de apresentar a ECF.

Vale lembrar que se uma empresa possuir filiais, a entrega da ECF precisa ser realizada sempre pelo CNPJ da matriz.

Pontos de atenção da ECF 2025

Quando falamos da entrega da ECF, há alguns casos nos quais o profissional de contabilidade liga o alerta e pode ter dúvidas. Então, confira alguns pontos de atenção.

Mudanças no meio do período

Mudanças no meio do período podem acontecer, mas é bom deixar claro que não é possível entregar a ECF dividida. Ou seja, a ECF é anual. Ela deve ser entregue contendo as informações de todo o ano-calendário.

Isso significa que, caso a empresa tenha mudado de contador no meio do período, será preciso recuperar na ECF as informações declaradas na ECD pelo outro profissional, conforme o período de sua responsabilidade entregue.

Uma dica importante: para que a ECF recupere os dados corretamente, é necessário que os saldos finais das contas contábeis que aparecem no arquivo do primeiro contador sejam iguais aos saldos iniciais dessas mesmas contas que aparecem no arquivo do atual contador [que será o responsável pelo envio do arquivo da ECF de todo período].

Além deste exemplo, existem casos nos quais há troca de software no meio do ano-calendário e aí também poderá haver problemas. Assim, se for trocar de sistema, faça isso no início de cada ano.

Compensação e restituição de tributos devem bater com PER/DCOMP

A compensação e/ou pedido de restituição de saldo negativo de IRPJ e CSLL ou pagamento indevido ou a maior é outro ponto que requer bastante atenção no momento de preencher a ECF. Neste caso, os números devem bater com o que foi apresentado no Pedido Eletrônico de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PER/DCOMP).

Com informações adaptadas IOB